Si no tienes a una coordinadora o wedding planner que se encargue de crear y gestionar el Timing de tu boda, necesitas seguir leyendo para evitar los 5 errores con el Timing que no nos cansamos de ver en las bodas.
Y si no sabes lo que es el Timing de tu boda y por qué necesitas uno, en nuestro Diccionario Wedding tienes todos esos palabrejos nuevos que usamos en el mundo de las bodas.
Los 5 errores a evitar con el Timing del día de tu boda
1️⃣ Olvidarte del Buffer time o margen de maniobra. Este es un concepto que se utiliza en gestión de proyectos y quizás ahora mismo te suene a chino, pero de verdad que si no lo tienes en cuenta tu boda irá tan ajustada que sentirás el agobio de que todo está metido con calzador en un día que tendrías que poder disfrutar alegremente.
El buffer time o margen de maniobra es el tiempo extra que dejan los organizadores de bodas en la creación del Timing para imprevistos, y si no los hay, para que todo fluya de manera más relajada. Es un tiempo extra que varía según la boda entre 15 minutos y media hora. Sobre todo durante los preparativos de la novia, para que tú, en ese momento en el que vas a estar atacada (aunque no seas nerviosa, de verdad) puedas tomártelo con calma.
También se usa mucho durante el montaje de la boda, para que los proveedores tengan opción a ir con más tranquilidad y que todo esté listo con tiempo suficiente para prestar atención a detalles.
2️⃣ No tener en cuenta cuánto tiempo les lleva a cada uno de tus proveedores realizar su trabajo y sobre todo cuánto tiempo antes necesitan antes de la ceremonia. Antes de crear el Timing, tienes que hablar con todos y cada uno de tus profesionales de la boda (o lo hará tu Coordinadora antes del día de la boda), porque ellos te dirán cuánto tiempo necesitan para poder realizar su trabajo tranquilamente.
Esto no solo es importante sino que es la clave de que todo tu Timing funcione como un reloj sobre el papel y en vivo y en directo. Piensa que todo lo que se retrase un poquito antes de la ceremonia implica que el resto del Timing acabará posponiéndose, o si se quiere recuperar tiempo tendrás que correr con algunos momentos. Y bastante rápido pasa ya todo como para encima ir con prisas.
3️⃣ Pensar que mover a la gente de un lado a otro (por ejemplo de la ceremonia al cocktail) son 5 minutos. Si ya te cuesta horrores cada vez que salís de un restaurante de cena con las amigas y vais al primer sitio a tomar la primera, y solo sois 4, imagina mover a cientos de personas.
Por muy rápidos que sean, ellos están en modo “campo y playa”, es decir, que no tienen ninguna prisa y si están entretenidos menos aún. Normalmente mover a unas 100 personas suele costar unos 15-20 minutos, así que tenlo en cuenta a la hora de planificar el Timing porque seguro que los vas a necesitar. Un truco muy bueno es usar esos minutos para hacer una mini sesión de pareja (por ejemplo mientras tus invitados pasan a sentarse para cenar) o ir al baño. No es tan glamuroso pero te aseguramos que ¡no hay mejor momento si tienes la oportunidad!
4️⃣ No saber que el profesional más importante de tu boda es el catering, porque de él depende toda la estructura del Timing de tu boda. El servicio de comida y bebida es el que marcará los tiempos de tu boda y tienes que saber con antelación cuáles son sus necesidades para que estén totalmente cubiertas para realizar su trabajo a la perfección.
Y te decimos esto con conocimiento de la causa, porque no hay nada peor que en medio de la comida sucedan pequeñas cosas como que te quieras cambiar de vestido, que haya una sopresa inesperada por parte de tus invitados y sin avisar, que el novio se levante a una mesa y no vuelva a la presidencial, etc. Esto retrasa cocina e implica que los platos que estaban previstos salir con un punto de calor concreto se pueden estar enfriando o que haya que mantenerlos en el horno y luego se retrase la entrega, etc.
No juegues con los tiempos del catering, que ya te decimos que es el que marca todo el Timing de tu boda.
5️⃣ No enviar tu Timing a todos tus proveedores, incluso al más pequeño que se encarga de los detalles (si es que llegan el mismo día). Este error es fundamental evitarlo porque puedes meter la pata hasta el fondo si se te olvida.
Es cierto que es una de esas tareas de la semana de la boda más tediosas si no tienes a una Coordinadora del día de tu boda que se encargue de ello pero es que si no se lo envías con antelación puede suceder lo siguiente: que tú creas que todo está ok y alguno de tus profesionales no tenga ni idea de cuándo se le espera.
Que te frían a llamadas el mismo día de tu boda para, por ejemplo, saber cuándo tienen que entregar el ramo de flores y dónde.
Que tú pongas que su tiempo de montaje sean 2 horas y luego les lleve 3horas, con lo que tu montaje de mesas no estará a tiempo y tendrán que correr.
Que tus autobuses salgan antes de que lleguen tus invitados al punto de recogida y que no sepan a quién debían contactar para tener controlado si faltaba gente o no. Estas situaciones pasan.
Y se pueden solucionar con un envío a todos tus profesionales la semana de la boda para que chequeen que todo está ok y así te den feedback para confirmar que los tiempos se cumplirán.
